西北政法大学“南大之星”档案管理系统使用说明

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加入时间：2018-03-29 14:002018-12-29 02:19
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一、登录
    在IE地址栏中输入：http://192.168.135.244 按要求输入用户名及密码后点击登录即可进入档案管理系统。
    二、著录
    登录系统后即可看到一个“档案信息管理”表，要归档的文件材料属于哪类档案就点击那个表（如：科研类文件点击“科研、出版、基建临时库”，声像类文件点击“声像临时库”），点击后即出现一个界面。初次著录时，点击该界面左侧上方的“添加案卷”和“添加文件”按钮；再次著录时，先点击左侧“表内文件分类目录”下方对应的文件夹，打开“档案文件信息管理”表，再点击此处的“添加案卷”和“添加文件”按钮，即可打开相应的著录界面。
    （一）在“添加文件”的著录界面中，著录文件级各著录项的内容。各著录项的著录要求如下：
    1. 一级目录：依据实际需要填写内容；
    2. 二级目录：依据实际需要填写内容，或不填写该项；
    3. 三级目录：依据实际需要填写内容，或不填写该项；
    4. 全宗号：该项不著录；
    5. 实体分类号：年度–（一级类别名称拼音的打头字母和二级类别的编号），如2008-KY11、2008–KY12；
    6. 文件“案卷/盒号”及件号：“案卷/盒号”为归档时给案卷做的临时编号，件号为所著录文件在卷中的顺序件号，如临时卷号为3，排序为5的一份文件，在此处的表示即为3.0005；
    7. 保管期限：按《西北政法大学关于文件材料立卷归档的规定》进行选择：
    8. 密级：有保密要求时，按保密要求的密级进行选择，一般情况下均可选择内部；
    9. 正题名：一般情况下，按文件的题名著录，当文件没有题名或题名不能完整准确反映文件内容时，则需另拟题名，并在该题名外加[ ]；
    10. 副题名：原文件有此项时著录，没有则不著录；
    11. 附注：针对此文件需特别说明的内容著录在此项中；声像档案照片、摄像说明内容著录在此项中；
    12. 第一责任者：文件的落款单位名称，落款有几个单位时，单位名称之间加空格；
    13. 页数：卷内每份文件首页（包括文件阅办单）在卷内的页码编号数字，如12，但卷内最后一份文件则要著录首、尾页的两个数字，如13-18；
    14. 时间：文件的落款时间，如20080613，基建档案中一些按材料种类著录的内容，则著录材料形成的时间区间，如20030526-20040209；
    15. 归档单位：中心、部、系、室等归档单位的名称；
    16. 主题词：点击按钮自动生成；
    17. 奖励名称：所获奖项的名称，如优秀教学成果奖；
    18. 获奖等级：所获奖项的等级，如一等奖；
    19. 获奖时间：获奖项目的获奖时间，如20081012；
    20. 文号、图号：文件的编号，如西法大校发[2008] 6号；
    21. 文本：按所归文件材料的实际进行选项，系统默认的是原件。
    22. 文种：按所归文件材料的文种进行选项，如是一份《关于XXX的通知》，就选“通知”。
    ——以上各项著录完成后（没有要求的著录项不用著录），点击添加，所著录各项内容即被该系统接受，存入相应的数据库。点击添加后再次出现的界面中，件号项自动变成比前次大1的数字，此时即可开始下一份文件的著录。
   （二）在“添加案卷”的著录界面中，著录案卷级各著录项的内容，著录要求如下：
    1. 一级目录、二级目录、三级目录、全宗号、实体分类号、保管期限、密级、归档单位、主题词、奖励名称、获奖等级、获奖时间等项目与“添加文件”时著录相同，此处不再重复说明；
    2. 案卷/盒号：只著录案卷的临时编号，如临时编号为3的卷，即为3；
    3. 正题名：写在案卷封皮上的案卷题名；
    4. 页数：全卷总页数的数字；
    5. 起止时间：该卷卷中所有文件材料形成的时间区间；
6.附注：针对此文件需特别说明的内容著录在此项中；
    7.存址：备考表著录在此项中；
8.移交人：兼职档案员的姓名；
9.声像档案总说明：与“电子全文的上传”时著录相同；
10.声像档案上传：与“电子全文的上传”时著录相同。
   ——著录完各项内容后（没有要求的著录项不用著录），点击添加，所著录各项内容即被该系统接受，存入相应的数据库。点击添加后再次出现的界面中，“案卷/盒号”中的数字自动变成比前次大1的数字，此时即可开始下一卷的著录。
    三、添加与删除：
    在著录过程中，如果要在已著录完的文件中间插入一份文件，首先确定此份文件要插入的卷号和件号，然后在“添加文件”的著录界面中著录该文件相应的内容，点击添加后，系统会按照插入后的顺序，自动将件号进行重新排序；如果要删除已著录的某份文件时，在“档案文件信息管理”表中点击该文件条目中的删除按钮即可删除该条目，系统也会将剩下的其它条目自动排序。
    四、修改
    （一）仅修改某一个条目中的著录项：
    在“档案文件信息管理”表中，在相应的条目中点击编辑，打开编辑界面，在此界面中修改相应的著录项，完成后点击保存，即完成修改。
    （二）批量修改若干个条目中的某一个著录项：
    先将要修改的条目选上（在该条目的方框中打勾），然后点击该表下方的辅助组卷按钮，在展开的各功能项中，在“修改项目”框中选择要修改的著录项，在“修改为”著录框中著录上正确的内容，然后点击“修改”按钮，即完成该修改。如，将保管期限由长期改为短期。
（三）批量修改若干个条目中某一个著录项的同一个内容：
    先将要修改的条目选上（在该条目的方框中打勾），然后点击该表下方的辅助组卷按钮，在展开的各功能项中，在“修改项目”框中选择要修改的项目，在“将以下内容”框中著录要修改的内容，然后在“替换为”框中著录上正确的内容，点击“替换”按钮，即完成该项修改。如，将已著录的“同志”改为“的通知”。
    五、电子全文的上传
    在“档案文件信息管理”表中，根据所上传电子文件的类别，选择点击全文或图像、媒体按钮，打开电子文件上传界面。在此上传界面中点击浏览按钮后，会出现你所使用计算机的文件目录。在此目录中选择要上传的文件并打开，计算机就回到原来的上传界面。在文件题名框中著录该文件的题名，完成后点击上传，所上传的电子文件即被系统所接受，经过系统管理员的授权管理，成为网上全文查询浏览的一部分。
    六、打印
    （一）案卷封面
1. 在“档案文件信息管理”表中，选择要打印的案卷级条目，点击该表下方的“队列打印”按钮，然后点击该表上方的“打印当前”按钮即会出现一个目录打印选项界面。
    2. 在目录打印选项界面中，选择 “西政政法大学案卷封面”，然后点击“打印预览”形成“案卷封面”，给出打印命令即完成打印工作。
（二）卷内目录（此目录是要装入案卷）
    1. 在“档案文件信息管理”表中，选择要打印的文件级条目，点击该表下方的“队列打印”按钮，然后点击该表上方的“打印当前”按钮即会出现一个目录打印选项界面。
    2. 在目录打印选项界面中，选择“卷内目录”和“仅打印打印队列中的文件”，然后点击“打印预览”形成“卷内目录”，给出打印命令即完成打印工作。
    3. 如果连续做此项打印工作，在打印完一份目录后，再打印另一份时，先点击“档案文件信息管理”表中的“打印队列”，将队列中的文件清空，然后才能打印下一份卷内目录。
（三）备考表
1. 在“档案文件信息管理”表中，选择要打印的案卷级条目，点击该表下方的“队列打印”按钮，然后点击该表上方的“打印当前”按钮即会出现一个目录打印选项界面。
    2. 在目录打印选项界面中，选择“备考表”和“仅打印打印队列中的文件”，然后点击“打印预览”形成“备考表”，给出打印命令即完成打印工作。
（四）案卷移交目录（此目录是档案室与各兼职档案员进行案卷移交）
     1. 在“档案文件信息管理”表中，点击该表上方的“打印当前”按钮。
     2. 在目录打印选项界面中，选择“案卷移交目录（A4横向）”和“包括序号栏”，然后点击“打印预览”形成“案卷移交目录”，给出打印命令即完成打印工作。
七、查询检索
    如果你想查询你所著录过的内容（通过各位兼职档案员的账号登陆该系统，仅能查到你在该账号下所著录的内容），可以点击“档案文件信息管理”表左侧的“表内查询”。
   （一）在“检索条件”的方框中，著录你所要查询内容的关键词，选择“查询方式”中的“所有著录项”或对应的著录项，然后给出查询命令，即可检索到与你所著录关键词相关的各个条目。
   （二）在“检索条件”的方框中，著录某个著录项内容，在“查询方式”的方框中选择对应的著录项，然后给出查询命令，同样可以检索到你所要查询的条目。

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