西北政法大学档案工作基本术语

1．档案

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2．档案价值

档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。

3．档案工作

管理档案和档案事业的活动。

4．档案管理

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

5．档案学

研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。

6．文书档案

反映党务、行政管理等活动的档案。

7．科学技术档案

反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

8．专业档案

反映专门领域活动的档案。

9．音像档案

记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘等。

10．文件

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11．电子文件

以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

12．归档电子文件

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

13．电子文件的逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

14．电子文件的物理归档

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

15．电子文件的真实性

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

16．电子文件的完整性

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

17．电子文件的有效性

指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

18．背景信息

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

19．元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

20．原件

最初产生的区别于复制件的原始文件。

21．复制件

与原件内容相同的复制品。

22．文稿

文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。

23．文本

同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

24．正本

有规范格式和生效标志的正式文本。

25．副本

再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。

26．手稿

由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

27．文种

按性质和用途确定的文件种类的名称。

28．收集

档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

29．归档

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案馆保存的过程。

30．移交

档案室或档案馆等按照国家规定把档案（2.1）交给接收方档案馆保存的过程。

31．接收

档案馆按照国家规定收存档案（2.1）的过程。

32．捐赠

档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。

33．馆藏

档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。

34．鉴定

判定档案真伪和价值的过程。

35．保管期限

对档案划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。永久保存，就是无限期长远地保存下去；长期保存，指档案保存在16年至50年左右；短期保存，一般指15年以下。

36．保管期限表

规定档案保管期限的文件。

37．销毁

经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

38．销毁清册

登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

39．整理

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

40．档案实体分类

根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

41．全宗

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

42．案卷

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

43．立卷

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

44．卷内备考表

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

45．档号

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

46．检索

存储和查找档案信息的过程。

47．编目

按照一定的规则进行档案（2.1）著录（6.5）并将条目（6.4）组织成目录（6.11）的过程。

48．著录

对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。

49．关键词

在标引和检索过程中，取自文件、案卷、题名或正文用以表达文献主题的规范化的词或词组。

50．主题词

在标引中用以表达文献主题的规范化的词或词组。

51．检索工具

用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

52．目录

由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。

53．案卷目录

以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

54．卷内文件目录

登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

55．档案利用

利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。

56．开放

档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。

57．公布

将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。

58．咨询服务

档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。

59．档案证明

依据档案的记载出具的凭证性文件。

60．档案展览

按一定主题展示档案的活动。

61．阅览室

档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。

62．密级

档案文件保密程度的等级。

63．编纂

按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。

64．大事记

按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。

65．档案保管

维护档案完整与安全的活动。

66．保护

防止档案受损，延缓档案蜕变和抢救、修复受损档案的活动。

67．档案馆建筑

档案馆专用的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。

68．档案库房

收藏档案的专门用房。

69．档案装具

用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。

70．密集柜

为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。

71．修复

使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。

72．修裱

使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。

73．去湿

降低档案库房内相对湿度的方法。

74．去污

清除档案上的污垢和灰尘的方法。

75．熏蒸

在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。

76．复制

利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。

77．档案统计

对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

78.档案登记

登录档案和档案管理有关数据的过程。

79.档案统计指标

反映档案或档案工作现象的指标名称及其数值。

80.统计报表

由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。