西北政法大学档案管理实施细则

党群、行政类档案管理实施细则

为了加强学校党群、行政类档案的科学管理，逐步实现规范化，制度化，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《普高等学校档案管理办法》和《西北政法大学档案管理办法》的规定，结合学校实际情况，制定本细则。

1、党群、行政档案工作的基本原则

1.1  凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等，均属党群、行政档案。

1.2  党群、行政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发和利用，任何单位和个人不得擅自保存和销毁。

1.3  党群、行政文件材料应实行文书处理部门立卷制度。

1.4  党群、行政文件材料的归档工作实行“三纳入”，既纳入学校各部、处、所、校的工作计划；纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围，做到“四同步”管理，布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

1.5  学校各部、处、室、校、所要有一位负责人分管本单位的档案工作，并指定适合工作需要的专(兼)职档案人员，协同学校档案部门认真做好党群、行政档案的收集、整理、归档工作。

1.6  学校各单位要做好现行文件的管理，坚持平时立卷制度，建立案卷类目，将已办理完毕的文件随时依照案卷类目，分别归卷。

1.7  要逐步实现党群、行政档案的现代化管理，逐步采用先进管理技术手段。大力开发档案信息资源，提高利用率，最大限度地发挥党群、行政档案的作用。

2、党、政文件材料的部门立卷和归档程序

2.1  形成积累

学校各有关党群、行政管理部门均为立卷单位，一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全、完整。

各立卷单位根据本单位的职责范围及历年文件材料形成规律，在第8页编制案卷类目。

每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按照文书处理制度做好文件材料的收集和整理工作，按照案卷类目分别归卷。

2.2  立卷

2.2.1  立卷原则

立卷部门应按问题、时间、重要程度，文件材料的形成规律，工作的有机联系，并适当照顾保存价值，分类组卷，使案卷内容能准确全面反映职能活动的真实面貌。便于查找利用为原则。

2.2.2  立卷分工

中共中央、国务院、省、市党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部委下达的文件材料，综合性的，由党政办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

以党委和学校名义的发文(用党办、校办发文号的)由党政校办立卷归档(一般应保存两份以上)。以学校名义发文，用部门发文号的，由各部门立卷归档，重要的也应存两份以上。

党委和学校召开的重要会议，如党代会、教职工代表大会，党委委员会，校务会等所形成的会议记录、纪要和文件材料等，由党办、校办分别立卷归档，召开的全校性专门会议所形成的文件材料由主办单位立卷归档。

校内各单位向党委、学校的请示报告正文及针对的批复、批转的原件，由党政办立卷归档；请求报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，协办单位只保存复制件。

各临时机构形成的文件，应于机构撤销前做好整理工作，按文件内容分类，组卷移交学校档案部门保存，任何人不得将文件随人带入其它单位。

2.2.3  立卷程序

按照归档要求由专(兼)职档案员，根据案卷类目做好平时文件收集、分类工作，待文件收集齐全后，依照如下程序进行调整检查。

检查案卷文件是否收集齐全、完整，剔除无需归档的文件。

检查案卷中文件之间的联系，同一问题的文件是否合理组合。

检查案卷文件的保存价值，将文件按不同的保管期限分别组卷。

检查案卷文件数量，一般每卷不超过200页，对同一问题文件数量多时，可分开组卷，问题单一文件数量少的可组薄卷。

2.2.4  立卷分类

分年度

组卷时，必须将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件，归入文件的形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划、一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门学年度。

分问题

将文件按其内容所反映的问题、事务分开。

分期限

将文件按不同的保管期限分开。

2.2.5  立卷组合

立卷组合的基本要求：一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

立卷组合的基本方法：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷；

非诉讼案件，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件数量，可组成一卷或数卷，学校管理和业务活动所形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

简报、刊物可按名称或期号组合。

其它文件材料可根据具体情况进行组合。

2.2.6  卷内文件的排列

批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。

对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等。要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

卷内文件编号

成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件凡有书写文字均应编写页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的上角。

卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿，历次修改应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

2.2.7  填写卷内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

日期：文件的形成时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

页号：卷内文件排列顺序所在位置的首页号

2.2.8  填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名，标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。（专兼职档案员）

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。（单位负责档案工作领导）

立卷时间：填写完成立卷的日期。

拟写案卷标题：

案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题应简明扼要，正确地反映出全卷文件的内容，并根据卷内文件价值注明案卷的保管期限。

移交档案馆归档

本年度六月底以前，档案馆接收上年度的案卷归档。归档需填写移交清册一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时，交接双方签名盖章。

3.案卷质量要求

案卷质量总的要求是，遵循文件材料的形式规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3.1  卷内文件材料必须准确反映学校各项工作和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

3.2  正确鉴定文件材料的保存价值。

按照立卷原则，在不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

3.2.1  凡是反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校建设和发展、国家建设、历史研究具有永久利用价值的档案，应列为永久保存。

例：学校的重要请示、报告、决定及教育事业发展规划；内部机构设置、干部任免、工作计划、总结等；上级主管部门针对本校下达的重要指示、批复及干部任免等。

3.2.2  凡是反映学校教学、科研、党政管理等项活动，在相当长的时间内，对本校和社会有查考利用价值的文件材料，列为长期保存。

例：学校一般会议文件材料，各部门工作计划、总结、规定等；上级颁发的需要贯彻执行的一般文件材料等。

3.2.3  凡是在比较短时间内，对学校和社会工作有参考价值的文件材料，列为短期保存。

3.3  每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不能随意更改和简化。若无题名或题名不能说明文字内容的文件，要重新拟定并在前后加〔〕。没有责任者，没有年、月、日的文件，要考证清楚、及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体，不同声像载体之间的参见号。

3.4  案卷题名应简明确切地反映卷内文件内容，要求文体简炼，使用简称应通用易懂，并用毛笔或弯头纲笔书写，字迹要工整、清晰，不得超过50个字。

3.5  卷内文件要去掉金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起，装订用三孔一线。

3.6  卷内文件的书写材料必须油印或采用耐久性字迹即碳素墨水书写。要求字迹清晰，杜绝使用园珠笔、铅笔等不耐久书写工具。文件底稿采用16开优质纸张，横写、横排。

3.7  党、政文件材料是学校各项工作的重要历史凭证，由文件形成单位整理，立卷归档。学校档案馆负责统一管理。任何单位和个人不得擅自保存和销毁。

3.8  各单位在进行文件材料整理立卷时，档案馆将派人给予指导，对于不符合要求的案卷，必须重新整理，审查合格后，再移交归档。

4、党、政档案的管理

4.1  分类编号

4.1.1  按《中国档案分类法——教育档分类表》分类标引，给出检索分类号。

4.1.2  根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3党群(行政)类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号

其模式如下：

××××-DQ00-1~n

案卷号

                   党、政类档案二级类目代号

                  党、政类档案一级类目代号       

                   年度号

案卷号按最下位类目流水，每个保管期限的案卷号为1-n卷，年度用自然年度。

4.2  编目

4.2.1  档案部门要在接收案卷的卷脊档号栏书写档号，档号下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。

4.2.2  按分类原则编制党、政档案案卷目录，为了方便调阅档案，还应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。

4.2.3  对每个案卷进行案卷级和文件级著录标引卡的填制，作为手工检索和计算机采集卡使用，并及时将著录数据存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息联网。

4.3  排架

4.3.1  案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符，将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

4.3.2  库房柜架应编顺序号，各柜、各库均应有档案存放标志图、示意图。

5.档案的保管

5.1  档案部门应对档案的安全定期组织检查，加强档案保护，落实“八防措施”，并记录在案，发现问题及时解决，对破损、褪变档案要及时修补、复制。

6.档案的鉴定和统计

6.1  在分管档案工作的校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，根据保管期限原则规定，以一个年度，一个问题的档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。销毁档案时有两人以上监销，并在销毁清册上签字。

6.2  档案部门要建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁情况和档案工作的年报表。

7、党、政档案的利用和编研

7.1  严格执行档案借阅制度，借阅非本单位形成的档案要经归档部门领导或档案馆领导审批方可借阅。

7.2  严格遵守保密规定，不得随意泄露秘密级以上档案内容。

7.3  严禁借阅人员进入档案库房，确因工作需要，必须经档案人员同意方可入内。

7.4  档案查、借、归还时，由利用者和档案部门共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记薄上登记。

7.5  对离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。

7.6  做好党、政档案汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。

7.7  古老、珍贵的档案，应备有缩微或复制件，以代替档案原件提供利用。

7.8  对开放的党、政档案，应另行编制开放档案目录和检索工具，供利用者检索。

7.9  结合学校管理工作现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行档案的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11党务综合

DQ12纪检

DQ13组织

DQ14宣传教育

DQ15统战

DQ16工会

DQ17团委

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11行政综合

XZ12人事

XZ13监察审计

XZ14武装保卫

XZ15后勤

XZ16档案、图书、文博

XZ17产业（后勤管理集团）

教学类档案管理实施细则

1、引言

1.1  教学档案是学校的重要组成部分，是我校师生员工的劳动成果和智慧结晶。为了加强我校教学档案工作，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更有效地发挥教学档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《西北政法大学档案管理办法》，结合我校实际，特制定本管理实施细则。

1.2  本管理实施细则依据《中华人民共和国档案法》，教育部、国家档案局的《高等学校档案管理办法》和《西北政法大学档案管理办法》，国家教委、国家档案局教办字(87)16号文件等法律、法规、规范。

2、教学档案工作的基本原则与归档范围

2.1  凡在教学管理及教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2.2  教学档案是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志，是学校档案的主体、核心和重点之一。

2.3  教学档案实现集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2.4  各教学管理与业务部门应明确分管档案工作的负责人及兼职档案干部，统一管理本部门的教学文件材料，并按期向学校档案部门移交。

2.5  努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步建立教学档案数据库，并纳入学校信息系统的管理和开发利用，成为教学工作的信息咨询部门之一。

2.6  教学档案归档范围确定的原则

2.6.1  归档的教学文件材料，必须对学校和国家具有参考价值和凭证作用。

2.6.2  归档的教学文件材料，必须反映学校管理活动的全过程，力求完整、准确、系统。

2.6.3  归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、教学、学科建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作等方面，详见附件一。

2.7  不归档的文件材料

2.7.1  上级有关教学的普发文件(非专指高校)；

2.7.2  上级有关教学的未定稿文件，重份文件；

2.7.3  无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2.7.4  校内其他单位发的文件。

3、教学文件材料的部门立卷

3.1  新学年开始后，由分管档案工作的副校长向各校、系、处、部署新学期工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。

3.2  兼职档案员按文件材料类别进行积累，并定期整理。

3.3  档案馆要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的积累工作。

3.4  归档的教学文件材料必须格式统一，字迹清晰，完整齐全，教学档案管理文件一般归档一份。

3.5  坚持部门立卷归档的原则，由各校、系、处兼职档案员负责向档案馆归档。

3.6  根据教学文件材料的形成规律及各级颁发的法规和规定进行组卷。卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后排列。

3.7  卷内文件一律拆掉金属物，并且分别用线装订，不允许文件出现破损现象。

3.8  按顺序编排页号，只要有文字，均应编码，页码位置在非装订线一侧的下角，并填写卷内目录与备考表。

3.9  归档移交

3.9.1  移交档案时，交接双方必须当面检查验收，凡不符合规定要求者，应改正后再移交。

3.9.2  教学各类材料于次年6月底前归档。

4、教学档案的管理

4.1  分类编号

4.1.1  按照《高等学校档案实体分类法》进行分类标引。

4.1.2  根据教学档案的内容与特点，类目设置为二级。

4.1.3  教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下：

××××-JX00-1~n

案卷号

                    教学类档案二级类目代号

                   教学类档案一级类目代号        

                    年度号

4.2  编目

4.2.1  每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写档号。

4.2.2  按档号顺序，编制教学档案目录。

4.2.3  编制各种分类目录和专题目录及目录卡。

4.3  排架保管

4.3.1  按教学档案档号顺序排架。

4.3.2  保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

4.4  鉴定、销毁与统计

4.4.1  按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

5、教学档案的开发利用

5.1  协助利用者查找、利用档案，解答有关问题；

5.2  编制书本式目录，发至各部门使用，并有选择地与外单位进行交流。

5.3  编辑各种参考，为全校师生服务。

教学类档案范围和保管期限表

JX11  综合

JX12  学科、专业与实验室建设

JX13  招  生

JX14  学籍管理

JX15  课堂教学与教学实践

JX16  学  位

JX17  毕业生

JX18教材

科学技术研究类档案管理实施细则

为了加强我校科学技术研究档案(以下简称科研档案)的管理，充分发挥科研档案在学校科研活动及科研管理和现代化建设中的作用，提高科研档案的质量和管理水平，更好地开发科技信息资源，根据《中华人民共和国档案法》，国家教委颁布的《高等学校科技术研究类档案工作规范》和国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》等法规，结合我校实际情况，特制定本管理实施细则。

1、科研档案工作的基本原则与归档范围

1.1  凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据及声像载体材料，均属科研档案。

1.2  科研档案是科研实践活动的真实记录，是重要的信息资源，是科学技术储备的一种形式。必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

1.3  科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳科研计划，规划，管理制度和有关人员职责范围之中，各级领导要按照国家科委，国家档案局的要求将科研档案工作与科研计划管理，课题管理，成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记，评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

1.4  科研档案归档范围的确定

1.4.1  科研活动过程中形成应该归档保存的文件材料属国家所有，依照《档案法》所规定的权利和责任，任何单位和个人不得据为己有；不得无故拒绝归档；不得私自转借，买卖或销毁。保护科研档案的完整、准确、系统和安全是每个科技人员的职责。

1.4.2  归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，必须反映科研管理及科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统，必须对学校及社会当前和长远具有参考价值及凭证作用。

1.4.3  科技人员调离本课题组时，必须将自己承担的研究文件、数据材料和报告等整理齐全课题负责人后，才能办理调离手续，严禁任何人带走科研文件材料。

1.4.4  归档主要内容包括：综合管理、科研课题准备和研究实验(试验)、测试、总结鉴定、申报奖励、推广应用等全过程形成的材料。具体范围见附件一。归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是作为研究结果的依据性原始材料。

2、科研文件材料的部门立卷与归档流程

2.1  为保证案卷质量，课题负责人应在制定课题计划时，向课题组成员布置平时积累材料的任务，并指定专人负责本课题材料的收集、积累、整理。在课题结束后，由本课题组负责人对所形成的全部资料按归档要求进行审查，并填写科研成果材料质量审查表，做到归档质量符合完整、准确、系统的要求，然后交校科研处统一汇总立卷、归档。

2.2  归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系和完整性。几个单位合作的项目由主持单位归档保存一整套档案，协作单位只保存自己所承担任务中的部分。

2.3  科研文件材料的形成、积累、整理、归档是科技人员及主管部门的职责，督促、指导、检查科技人员及主管部门做好科研文件材料的归档是档案人员的职责，应分别纳入各自岗位责任制，作为考核和衡量工作成绩的依据之一。

2.4  归档验收

2.4.1  科研文件立卷时，应参照归档目录表，系统排列，分一卷或多卷整理，填写卷内目录及课题材料质量审查表，备考表等，并注明密级。

2.4.2  归档文件材料排列要求：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请求在后。要印章齐全，审批手续完备，材料完整成套。

2.4.3  归档文件书写材料要优良，字迹工整，格式统一，图样清晰，左边应留有装订线，严禁使用不耐久字迹(如铅笔、圆珠笔、复写纸)材料书写，以利长久保存。

2.4.4  归档的材料按卷内目录排好顺序后要编写页号，凡有书写文字的页面均应编号，打号前应拆除金属装订物，采用线绳三眼一线装订。页码的位置打在非装订线一侧的右上角。

2.4.5  归档时间：科研综合管理性文件在次年的3月底之前，科研课题材料在鉴定或验收后两个月内归档。

3、科研档案的管理

3.1  分类编号：按照《中国档案分类法——教育档案分类表》、《高等学校档案实体分类法》进行分类标引、编目。根据科研档案的内容和特点，结合本校实际，类目设置为二级。

3.1.1  科研类档案号=年度号+科研档案分类号+案卷号

其模式如下：

××××-KY00-1~n

案卷号

                    科研档案二级类目代号

                   科研档案一级类目代号          

                    年度号

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度，项目是完成年度。

3.2  鉴定和销毁，由课题组、科研管理部门和综合档案馆组成鉴定小组，根据科研档案的科学价值，以及对经济建设，科技发展，社会进步的作用进行档案价值的鉴定。

3.2.1  对科研课题档案的鉴定，是对整套研究课题档案鉴定和确定每个案卷的保管期限。鉴定课题档案按其任务来源、意义、科技水平和经济及社会效益以及历史价值划分为重大、重要、一般三级。

3.2.2  属于重大级研究课题档案，是指国家和各部委下达的重要研究项目，重要的国际合作项目档案；获得国家级奖的项目，及获得部、省级二等以上科技成果奖的项目档案。

3.2.3  属于重要级研究课题的档案主要有：国家各部委和省下达的较重要的研究项目以及一般国际合作项目的档案；获得各部委、省三等以下科技成果奖的项目档案。

3.2.4  属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或者未取得成果的科研档案。

3.3  确定具体保管期限，以每个案卷为单元，根据附件一结合学科专业不同和科研类型的不同特点制定。

3.4  销毁和统计等均按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条行。

4、科研档案的开发利用

4.1  努力开发利用科研档案，为提高学校教学质量，学术水平，提高社会和经济效益服务。

4.2  充分发挥科研档案的法律凭证作用，为保证科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

4.3  严格科研档案管理，严格执行国家科技保密、专利等法规制度。科研档案主要提供本校利用，本课题成员可随时查阅，非本课题人员需征得本课题负责人同意后方可查阅。外单位不提供利用，如特殊情况，须经科研处负责人，课题组负责人和综合档案室负责人批准后方可查阅。

4.4  对归档的科研档案，校综合档案室进行科学分类编目，并定期公布馆藏目录，方便利用。

科学研究类档案归档范围及保管期限表

KY11 科研综合性材料

KY12 科研课题文件材料

（一）科研准备阶段

（二）研究实验阶段

（三）总结鉴定阶段

（四）申报奖励、专利申请阶段

（五）推广应用阶段

科研文件材料归档目录表

课题名称

归档时间   年    月    日

科研课题材料质量审查表

基本建设类档案管理实施细则

为提高我校基本建设档案的工作质量和管理水平，充分发挥基本建设档案(以下简称基建档案)在学校工程建设，建筑物的改扩建及日常维修等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《西北政法大学档案管理办法》及相关法规，结合我校基本建设工作的具体情况，特制定本实施细则。

1、基建档案工作的基本原则

1.1  基建档案是指本单位在基本建设管理，新建工程项目的建设，建筑物改、扩建和维护管理，防震加固等活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。

1.2  基建档案是我校基本建设工作的真实记录和历史凭证，是使用、维修和计算校产的依据，是学校档案的重要组成部分。为确保基建档案准确、完整、系统和安全，必须实行集中统一管理。任何单位和个人不得不无故拒绝归档或据为己有。不得将档案材料私自转借、买卖和销毁，如有违反者应按照《中华人民共和国档案法》的有关条款进行处理。

1.3  基建档案材料的形成、积累、整理和归档是基建档案管理过程中的重要环节。学校基建管理部门有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作，应将档案工作列入职责范围之内，明确领导和兼职档案人员的岗位责任，纳入日常工作计划和管理制度之中。在布置、检查、总结和验收基建工作时，应同时布置、检查、验收基建档案工作。在每项基建工程开始的时候，应向施工单位提供学校基建档案的归档范围和归档要求。

1.4  学校的每项基建工程验收时，必须有校档案馆（室）人员参加，对基建项目的全部材料，竣工图纸进行审核以确保归档基建档案材料的完整和准确。若施工单位在工程竣工时不能够移交完整的竣工文件材料和竣工图纸，不予进行工程验收，不予结算工程费。

2、基建档案的归档范围和工作程序

2.1  学校基建档案主要包括：学校基建工作规划、年度工作计划、上级对基建工作的批复等综合管理性文件。基建项目的可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工文件、竣工图，以及基建项目的预算、概算、决算、地下管网等图纸和文件材料。基建和维修部门应在项目工程招标或签定合同时，将档案材料的归档要求明确写进招标文件或合同中，以保证基建档案的真实、完整、准确。具体归档范围详见附件。

2.2  归档的基建文件材料和图纸应为原件，纸制优良，字迹工整，图样清晰。如有更改，应标有详细的说明。严禁使用铅笔和圆珠笔书写，签字和印鉴齐备，请示和批复同时归档，不可缺少。

2.3  归档各类竣工图的编制应严格按照陕城办发(1986)57号文件《竣工图的编制方法》的要求执行，凡在基建文件材料归档后建筑物发生改扩建变化的，有关部门必须及时地修改原竣工图，并填写变更通知单，以便今后利用。

2.4  整理组卷

2.4.1  基建文件材料的组卷，应保持其有机联系和便于利用。首先对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式系统整理，按照工程项目组成一卷或多卷。

2.4.2  管理性文件排在整个项目的首卷，其它材料按照文件性质分别组成不同案卷。文件材料排列应按照正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；图纸按固有的类别和专业排列。

2.4.3  卷内文件材料必须拆除金属物，无论单面或双面只要是有文字内容均应在每页的右上角打页号，每卷页号从1开始。以件为单位的材料和图纸均在每件右上角加盖有单位名称、档号、件号的印记，并逐页打号。

2.5  基建档案的归档验收

2.5.1  学校档案部门应参与工程验收小组，会同学校基建管理部门负责归档基建文件材料和工程项目竣工图纸的验收工作。

2.5.2  凡具有法律依据和凭证作用的重要文件，如产权证明、征地文件、土地证、处理纠纷等文字材料在该项工作处理完毕后应立即归档。凡涉及校内房产维护、测量鉴定、建筑物的改扩建等文件材料和图纸，在该项工作完成后立即归档。

2.5.3  对学校基建、扩建、维修等各类工程项目工程完工后，由学校档案部门对其工程档案材料进行验收，档案材料未经验收的，财务部门对该工程不予结算。

2.5.4  基建工程项目的全部文件材料及竣工图纸等应在该工程竣工后两个月内归档。

2.5.5  基建管理部门形成的综合性管理文件，在次年的六月底前归档。

3、基建档案的管理

3.1  基建档案的分类编号

3.1.1  按照《中国档案分类法——教育档案分类表》，《高等学校档案实体分类法》进行分类标引。

3.1.2  根据基建档案的内容和形成的特点，结合学校的实际，编制用于档号的三级类目代号简表。

3.1.3  基建类档案 档号=年度号+基建档案分类号+案卷号

模式如下：

××××-JJ00-1~n

案卷号

                   基建档案二级类目代号          

                    基建档案一级类目代号

年度号

案卷号按最下位流水编号，综合文件用自然年度，项目用竣工年度。

3.2  编目在每盒档案背脊上填写档号，档号填写字迹工整，醒目规范，便于查找。

4、基建档案的利用

4.1  基建档案原则上是对学校内部的日常维护改扩建等提供利用，如特殊情况，外单位利用学校基建档案须经分管基建工作的校领导和基建管理部门及档案馆负责人批准后，有偿提供利用。

4.2  充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保证房地产等权益提供凭证。

4.3  有关基建档案的鉴定、销毁、统计等，按照《高等学院档案部门业务建设规范》第10条执行。

基本建设档案归档范围及保管期限表

JJ11  综合

外事类档案管理实施细则

外事档案是学校档案的重要组成部分。为了确保和不断提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研及管理活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《西北政法大学档案管理规定》制定本细则。

1.外事档案工作的基本原则

1.1 凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流，友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料，均属外事档案。

1.2 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划和管理制度中。外事档案的形成、积累、整理、归档是涉及外事工作的校、系、处和个人在外事活动中的工作职责。监督检查其归档是我校国际交流中心和专(兼)职档案人员的责任。国际交流中心应将档案工作与布置、检查、总结外事工作同步进行。

1.3 外事档案是学校的宝贵财富，国际交流中心要有一位领导分管外事档案工作，国际交流中心兼职档案人员负责收集和积累外事文件材料，按归档要求规范整理，及时归档。任何部门和个人不得据为己有或者毁弃。

2.外事档案归档范围的确定

2.1 归档的主要内容包括综合管理，出国(境)、来校任教、讲学、进修访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件。

2.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

2.3 本校人员在国外获得的证书、奖章、奖状、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件，外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，归入校档案馆实物库，不宜长期保存的可保存影印件和清单。

3.外事文件材料的部门立卷和归档流程

3.1 归档的外事文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映外事管理，外事活动的全过程，确保其完整、准确、系统。

3.2 归档的文件材料要求质地优良，书绘工整，声像清晰，去掉卷内金属物。禁止使用字迹不耐久的书写工具(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等)书写。

3.3 凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议人员，应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料移交外事办公室，由外事办公室立卷归档。

3.4 聘请外籍、港澳专家、学者来校任教、讲学的单位，在任教、讲学结束时，必须将批准文件、邀请报告、接待计划、讲学计划、讲稿、录音带和工作总结送交外事办公室立卷归档。

3.5 接待外籍专家、学者来校作学术报告的单位，必须详细填写一份《外国专家、学者来校作学术报告情况表》，并将录音带和资料送交外事办公室立卷归档。

3.6 授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料，由我校国际交流中心立卷归档。

3.7 整理组卷

3.7.1 根据外事文件材料的形成以及内容、价值、数量、密级和载体情况。保持文件材料之间有机联系和便于查找利用的原则组卷。

3.7.2 以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面，只要有书写文字符合的文件材料，均为一页，页号的位置打在装订线一侧的上角。

3.7.3 每个案卷组成后，要填写卷内目录、备考表。写明本案卷文件材料的总页数。并对文件材料的完整、准确等情况加以说明。

4.外事档案的管理

4.1 外事档案的分类编号根据《高等学校档案实体分类法》，采取年度——类别分类。

4.2 根据外事档案的特点和形成情况，编制用于档号的二级类目代号简表。

4.3 外事档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下：

××××-WS00-1~n

案卷号

                    外事档案二级类目代号

                   外事档案一级类目代号          

                    年度号

案卷号按最下位类目流水。年度按自然年度，留学生按入学年度。

5．其它方面，如外事档案的鉴定、统计、利用等请参阅《西北政法大学档案管理办法》执行。

西北政法大学外事档案案归档范围和保管期限表

WS11综合

财会类档案管理实施细则

  为了加强对财会档案的科学管理，提高财会档案的质量和科学管理水平，使之在我校的经济工作中发挥更大的作用，根据《中华人民共和国档案法》，《高等学校档案管理办法》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、结合我校实际情况，制定本细则。

1． 财会档案工作的基本原则

1．1  财会档案是我校财务部门（包括财务处和独立核算的业务部门，基层单位

及各种经济实体）在经济活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等会计核算材料。

1．2 财会档案是国家档案的重要组成部分，是我校经济业务活动重要史料和证据。也是我校重要档案之一。必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

1．3 我校各单位形成的财会档案，应于会计年度终了后，由各单位财务会计部门兼职档案员按照归档要求，整理立卷，装订成卷、册、袋、编目保管，在本单位保管利用一年后，编制案卷目录一式三份，一份由单位留存，其余两份随财会档案一并移交档案馆集中统一管理。

1．4 各单位必须把财会档案管理工作作为一项经常性的工作任务，列入单位领导议事日程，把财会档案的立卷、归档工作纳入财务部门管理制度；纳入财会工作计划、规划；纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

1．5 根据《中华人民共和国档案法》和上级有关文件精神，校档案馆（室）对不符合财会档案管理制度的现象，有权及时检查和纠正；对造成不良后果的单位和个人，依照《档案法》中有关条款予以处理。

2． 财会档案的归档范围

2．1 归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须完整反映财务

管理，会计活动的全过程，必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用，保证完整、准确、系统，充分考虑财会档案的特点。

2．2 归档内容主要包括：综合管理文件；各会计部门的总帐、现金帐、银行帐以及各种分类帐、明细帐、固定资产卡片、清仓核算清册、文件；各种会计凭证；财务预决算；财务成本预算和决算；工资分发表及汇总表，收领料单，回收单等；工资方面形成的有关材料；其它应归档保存的会计资料（详见附件）。

我校已有的会计卷归档部门有：经费财务（编号）；预算外财务（2）基建财务。

3．财会文件材料的部门立卷归档流程

3．1 坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专（兼）档案

员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。

    3．2 财会档案的立卷应遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的形成时间、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

3．2．1 案卷封面应按规定逐项填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料内容，包括责任者，内容和文件类型、名称，用毛笔或粗钢笔书写，字迹工整、清晰。

3．2．2 卷内目录，定为永久、长期保管的案卷，按规定格式填写，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔；编写页号从1开始，位置在有书写文字页面的非装订线一侧的上角。

4．财会档案的管理和提供利用

4．1 财会档案的分类编号和排列：财会档案采用年代——类别分类法，在类别中以机构为序排列。类别排列顺序如下：11.综合类.12.报表类.13.帐薄类.14.凭证类.15.工资类.

4.1.1 根据财会档案内容构成和形成特点,编制用于档号的类目代号简表,设置为三级.

4.1.2 财会档案档号=年度号+财会档案分类号+单位代号+案卷号。

×××× — CK00 — M ~ 1~n

案卷号

单位代号

                       财会类档案二级类目代号

                      财会类档案一级类目代号

                      年度号

    4.2 逐步实现对财会档案的科学管理和现代化管理,编制系统的案卷目录和必要的检索工具.

4.3 财会档案的保管要做到系统排列、存放有序、查找方便；要切实执行安全保管和保密制度。

4．4 财会档案要认真负责地为各项工作提供利用。在利用会计档案时应遵守如下规定。

4．4．1 校内单位财务部门，须经本单位负责人同意，方可查阅本单位财会档案。

4．4．2 校内单位因工作需要查阅其它单位的财会档案，须经该单位领导履行签章手续，经校财务处领导和档案部门同意后，方可查阅。

4．4．3 外单位来查阅我校财会档案的，要持单位介绍信，经主管财务校领导和校财务处领导批准后，方可查阅。

4．4．4 所有财会档案的正本一律不外借。如需复印，需办批准手续。

4．4．5 查阅财会档案人员，不准在财会档案上随意勾画、记录标记、拆页、更不准抽换、丢失、泄密、涂改。违者视情节轻重，按《档案法》有关条款处理。

5． 财会档案的鉴定和销毁

5．1 财会档案的保管期限按《财会类档案归档范围和保管期限表》执行。对超过保管期限而仍具有保存价值的会计档案，也可适当延长保管期限。

 5．2 各种财会档案的保管期限从该财会档案形成的会计年度终了后的第一天起算。

 5．3 财会档案的鉴定、销毁工作，由校主管领导、档案馆（室）、财会部门组成鉴定小组进行。需销毁的财会档案经严格审查，填写《财会档案销毁清册》。报校领导批准，同时上报机关备案。每一个参加鉴定、销毁的工作人员应认真清点，核对无误后，在销毁注册上签字盖章，方可销毁。鉴定、销毁工作应建立档案，归档保存。

5．4 鉴定、销毁财会档案时，对其中未了结的债权、债务的原始凭证；涉及外事和产权转让收入的凭证；精减下放，离退休职工，死亡职工，工资改革及调资名册，落实政策，处理历史遗留问题的凭证；基建项目的下马工程，未完成的建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，移交档案部门，补充到有关的案卷内保存。

附件

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

CK12 会计报表

CK13  会计账薄

CK14 会计凭证

CK15 工资清册

声像载体档案管理实施细则

声像档案是学档校案的重要组成部分，它不仅能生动、客观、形象地反映学校各方面活动的真实面貌，而且还具有现实的查考作用，对研究学校历史、规划未来、宣传学校、进行传统教育等具有重要的参考使用价值和凭证作用。为了有效地为学校工作服务，充分发挥声像档案的作用，特制定本细则。

1． 声像档案工作的基本原则

1．1 学校声像档案系指照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、

缩微胶片、光盘等以音响、画面形象方式记录的专门载体及其相配套的文字材料、是反映学办学校活动和历史发展的原始记录。

1．2 声像档案是学校重要的历史财富，按照《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》及国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》要求，声像档案必须实行集中统一管理。形成声像档案的部门，要严格按照归档要求努力做好收集、整理、归档工作、确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

1．3 声像档案的管理必须纳入学党校政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，学校各部门在工作过程中实行制作工作、建档工作同步管理。要有专人负责，遵循声像载体的特点和规律，进行特殊的收集、整理与保管，定期选择有保存价值的向校综合档案室归档。

2．声像档案归档范围的确定

2.1 确定的原则

2.1.1 归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.1.2 归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2.1.3 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2.2 归档的主要内容和重点

2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。

2.2.1 归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

2.3 不归档的文件材料

2.3.1 不能反映本校工作、活动的声像材料；

2.3.2 音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

2.3.3 重份声象材料。

3．声像载体材料部门立卷和归档流程

3．1 学校各院、处、所及宣传、报刊、出版部门和其他形成声像材料的单位，由各单位兼职档案员收集本单位所形成的声像载体材料，并按规定程序进行系统整理立卷后向综合档案室移交。

3．2 在整理组卷、分类过程中，要根据声像载体文件材料形成规律和各种载体的特点，按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等，声像载体材料由制作项目单位或个人立卷归档，两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归案。

3．3 要检查归档材料是否完整、准确、齐全和配套。不能将劣质、残破、性能低下的载体材料归档。照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料。

3．4 归档验收

3．4．1 声像档案形成部门应在规定时间内向综合档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份；归档的声像材料，必须符合国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》质量要求。

3．4．2 立卷部门向档案部门移交照片图片类档案时，必须同时移交纸质版和存储电子版的移动硬盘或光盘等电子数据载体；移交录音录像类档案时，应移交存储档案数据的载体。

3．4．3 归档时间原则上要求综合管理材料为次年6月底前，声像载体材料在完成制作后三个月内归档；照片档案由摄影者或承办单位按立卷流程附以文字说明后，六个月之内归档。与其它类档案（如教学、科研等）有密切关系的照片、影片、录像、录音档案材料，可随同其一起归档；个人拍摄、录制或收集的其他声像档案可随时归档。

4、声像档案的管理

4．1 声像档案的分类编号，按《中国档案分类法：教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。根据声像载体内容、特点等编制档案号。

4．2 声像载体档案档号=年度号+声像载体档案代号（代号）+分类代号（三级类目）+保管单位号

×××× — SX××—××  

                                  （4）案卷序号（保管单位号）

                             （3）载体代号／电子文件类别代码

                            （2）声像档案代号

                                  （1）年度号

其中：

（1）   年度号：即声像档案形成的自然年度

（2）   声像档案代号：用声像档案开头两个字的拼音大写字母SX

（3）载体代号：根据《高等学校档案工作规范》确定为

12—照片                 

13—录音带        A

14—录像带        V      

15—幻灯片子      L

16—磁盘          RP     

17—影视胶片      F

18—缩微胶片      M      

19—光盘          RG

注：其中数字为载体代号、英文字母为载体代码。

电子文件类别代码：根据《电子文件归档与管理规范》确定为

文本文件          T

图像文件          I

图形文件          G

影像文件         V

声音文件         A

超媒体链结文件   O

程序文件         P

数据文件         D

（4）案卷序号：分类后的案卷流水号

4．3 编目

综合档案室对接收的各单位声像档案，按实体分类编制档案号及填写卷内目录，并在目录中注明相应的参见号。按照GB3792。4—85《非书资料著录规则》编制案卷题名，并将案卷级声像档案和文件级声像档案著录卡数据存贮到计算机的数据库中，为现代化管理做好如期准备工作。

4．4 排架与保管

按照不同类型、不同规格声像载体分别排架。照片档案库房保持温度要在15℃~24℃，在相对湿度55~65%的环境下保存或按规范中其他声像档案库房温度宜18℃~25℃，相对湿度假5——45%。磁性载体材料要保存在防磁柜中。每年定期检查库房“八防”情况 ，及检查档案存数保管情况，发现问题，及时处理。声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。

5．声像档案的开发利用

5．1 检索

    根据声像档案载体类型、尺幅、依档案号顺序分类排架并编制载体检索目录、主题检索目录、专业学科分类检索目录。检索到题名、内容的著录卡片。

5．2 借阅

5．2．1 建立借阅制度，借阅档案办理登记手续，对借出档案未按期归还者，档案馆要催还，需续借者应重新办理借阅手续。

    5．2．2 为保证档案的完整性，母带（底片）一般不借出，特殊情况 需办理批准手续，方或借出。

5．2．3 学校各部门利用声像档案时，在不能借出的情况下，由综合档案室代为复制时，经费由部门支付。

5．3 利用

综合档案室提高各类声像载体档案的利用率，充分发挥声像档案的作用，使之成为对学生进行校史教育的基地，对外宣传的窗口，以扩大学校的影响。

声像载体档案归档范围

仪器设备类档案管理细则

为提高我校仪器设备类档案的工作质量和管理水平，充分发挥仪器设备类档案(以下简称仪器设备类档案)在学校教学、科研和管理等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合我校仪器设备类工作的具体情况，特制定本实施细则。

1、仪器设备类档案工作的基本原则

1.1  仪器设备类档案是指本单位在仪器、设备购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。

1.2  仪器设备类档案是我校档案的重要组成部分，为确保仪器设备类档案准确、完整、系统和安全，必须实行集中统一管理。任何单位和个人不得不无故拒绝归档或据为己有。不得将档案材料私自转借、买卖和销毁，如有违反者将按照《中华人民共和国档案法》的有关条款进行处理。

1.3  仪器设备类档案材料的形成、积累、整理和归档是仪器设备类档案管理过程中的重要环节。学校仪器设备类管理部门有一位负责人分管仪器设备类档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，按照我校归档范围和要求，负责仪器设备类文件材料的形成、积累、归档工作，应将档案工作列入职责范围之内，明确领导和兼职档案人员的岗位责任，纳入日常工作计划和管理制度之中。在布置、检查、总结和验收仪器设备类工作时，应同时布置、检查、验收仪器设备类档案工作。

1.4  学校的每项仪器设备开箱验收时，必须有校档案馆（室）人员参加，对仪器设备类项目的全部材料，图纸进行审核以确保归档仪器设备类档案材料的完整和准确。

2、仪器设备类档案的归档范围和工作程序

2.1  学校仪器设备类档案主要包括：学校仪器设备类工作规划、年度工作计划、上级对仪器设备类工作的批复等综合管理性文件、仪器设备的申购、验收、使用、维修、改造等过程中直接形成的，对学校当前和长远具有保存利用价值的文字、图表、声像等载体的材料。

2.2 定合同时，将档案材料的归档要求明确写进招标文件或合同中，以保证仪器设备类档案的真实、完整、系统。 归档的仪器设备类文件材料和图纸应为原件，纸制优良，字迹工整，图样清晰。如有更改，应标有详细的说明。严禁使用铅笔和圆珠笔书写，签字和印鉴齐备，请示和批复同时归档，不可缺少。具体归档范围详见附件

2.3  整理组卷

2.3.1  仪器设备类文件材料的组卷，应保持其有机联系和便于利用。首先对仪器设备类文件材料的内容、价值、数量和载体形式系统整理，按照工程项目组成一卷或多卷。

2.3.2  管理性文件排在整个项目的首卷，其它材料按照文件性质分别组成不同案卷。文件材料排列应按照正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；图纸按固有的类别和专业排列。

2.3.3  卷内文件材料必须拆除金属物，无论单面或双面只要是有文字内容均应在每页的右上角打页号，每卷页号从1开始。以件为单位的材料和图纸均在每件右上角加盖有单位名称、档号、件号的印记，并逐页打号。

2.3.4  兼职档案员应按照规范要求拟写案卷标题，要简明扼要。对进口设备应有相应的中文翻译，字数控制在100字以内。认真填写卷内目录、备考表等。

2.4  仪器设备类档案的归档验收

2.4.1  学校档案部门是开箱验收小组的成员，会同学校仪器设备类管理部门负责归档仪器设备类文件材料。

2.4.2  仪器设备类档案应在开箱验收后两个月内由兼职档案员收集、整理、归档。填写案卷移交目录，一式两份，并签字盖章。

3、仪器设备类档案的管理

3.1  仪器设备类档案的分类编号

3.1.1  按照《中国档案分类法——教育档案分类表》，《高等学校档案实体分类法》进行分类标引。

3.1.2  根据仪器设备类档案的内容和形成的特点，结合学校的实际，编制用于档号的三级类目代号简表。

3.1.3  仪器设备类类档案 档号=年度号+仪器设备类档案分类号+案卷号

模式如下：

××××-SB00-1~n

案卷号

                   仪器设备类档案二级类目代号    

                    仪器设备类档案一级类目代号

年度号

案卷号按最下位流水编号，综合文件用自然年度，年度用仪器设备购置年度。

3.2  编目在每盒档案背脊上填写档号，档号填写字迹工整，醒目规范，便于查找。

4、仪器设备类档案的利用

4.1  仪器设备类档案原则上是对学校内部的日常维护改扩建等提供利用，如特殊情况，外单位利用学校仪器设备类档案须经分管仪器设备类工作的校领导和仪器设备类管理部门及档案馆负责人批准后，有偿提供利用。

4.2  充分发挥仪器设备类档案资料的法律凭证作用。

 4.3  有关仪器设备类档案的鉴定、销毁、统计等，按照我校档案有关制度执行。

仪器设备类档案归档范围及保管期限表

SB11  综合

出版类档案管理细则

为提高我校出版类档案的工作质量和管理水平，充分发挥出版类档案在学校教学、科研和管理等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校出版类工作的具体情况，特制定本实施细则。

1、出版类档案工作的基本原则

1.1  出版类档案是指本单位在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等过程中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。

1.2  出版类档案是我校档案的重要组成部分，为确保出版类档案准确、完整、系统和安全，必须实行集中统一管理。任何单位和个人不得不无故拒绝归档或据为己有。不得将档案材料私自转借、买卖和销毁，如有违反者将按照《中华人民共和国档案法》的有关条款进行处理。

1.3  出版类档案材料的形成、积累、整理和归档是出版类档案管理过程中的重要环节。凡学校有出版物类的部门须有一位负责人分管出版类档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，按照我校归档范围和要求，负责出版类文件材料的形成、积累、归档工作，应将档案工作列入职责范围之内，明确领导和兼职档案人员的岗位责任，纳入日常工作计划和管理制度之中。在布置、检查、总结和验收出版工作时，应同时布置、检查、验收出版类档案工作。

1.4  学校具有出版物的部门均属于归档部门。部门兼职档案员应及时对本部门出版的全部材料，进行认真科学地收集、分类、整理、立卷归档。确保归档出版类档案材料的系统、完整和准确。

2、出版类档案的归档范围、要求和工作程序

2.1  学校出版类档案主要包括：学校出版类工作规划、年度工作计划、上级对出版类工作的批复等综合管理性文件、在出版过程中直接形成的对学校当前和长远具有保存利用价值的文字、图表、声像等载体的材料。

2.2归档的出版类档案必须反映出版管理的职能和出版活动的全过程，确保出版档案的真实、完整、系统。 归档的出版类文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，特别注意档案材料的成套性。归档的出版类档案必须纸制优良，字迹工整，图样清晰。如有更改，应标有详细的说明。严禁使用铅笔和圆珠笔书写，签字和印鉴齐备。具体归档范围详见附件

2.3  整理组卷

2.3.1  出版类文件材料的组卷，应保持其有机联系和便于利用。随时检查归档材料是否完整、系统、准确。

 2.3.2  管理性文件排在整个项目的首卷，其它材料按照文件性质分别组成不同案卷。文件材料排列应按照正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；图纸按固有的类别和专业排列。

2.3.3  卷内文件材料必须拆除金属物，无论单面或双面只要是有文字内容均应在每页的右上角打页号，每卷页号从1开始。以件为单位的材料和图纸均在每件右上角加盖有单位名称、档号、件号的印记，并逐页打号。

2.3.4  兼职档案员应按照规范要求拟写案卷标题，要简明扼要。认真填写卷内目录、备考表等。

2.3.5  出版类档案以出版物名称立卷，一书、一刊物组成一卷或数卷，放在出版物的出版年度。

3、出版类档案的管理

3.1  出版类档案的分类编号

3.1.1  按照《中国档案分类法——教育档案分类表》，《高等学校档案实体分类法》进行分类标引。

3.1.2  根据出版类档案的内容和形成的特点，结合学校的实际，编制用于档号的二级类目代号简表。

3.1.3  出版类类档案 档号=年度号+出版类档案分类号+案卷号

模式如下：

××××-CB00-1~n

案卷号

                   出版类档案二级类目代号        

                    出版类档案一级类目代号

年度号

案卷号按最下位流水编号，综合文件用自然年度，年度用出版购置年度。

3.2  编目在每盒档案背脊上填写档号，档号填写字迹工整，醒目规范，便于查找。

4、出版类档案的开发利用

4.1  出版类档案原则上是对学校内部教职工提供利用，如特殊情况，外单位利用学校出版类档案须经分管出版类工作的校领导和出版类管理部门及档案馆负责人批准后，有偿提供利用。

4.2  充分发挥出版类档案资料的法律凭证作用。

 4.3  有关出版类档案的鉴定、销毁、统计等，按照我校档案有关制度执行。

4.4  定期编制出版档案汇编或内容摘要，对学校内部教职工提供利用。

出版类档案归档范围及保管期限表

SB11  综合