西北政法大学归档程序及整理细则

为加强我校文件材料立卷归档工作的标准化和规范化，便于立卷人员具体操作，提高工作效率和案卷质量，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等有关法规，结合我校实际，特制写本程序与细则。

一、收集文件

收集工作是立卷归档的第一步，就是按照本校立卷归档类目将一个年度需要立卷归档的文件材料收集齐全、完整。

1.依据归档范围中的类目名称，参照收发文登记簿以及相关信息，认真检查应归档的各种文件材料是否收集齐全。

2.核对每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发件与被转发件、请示与批复等成套材料，以及文件形成日期、印章、发文审稿单等是否完整、准确。

3.检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别，发现问题，及时处理。

4.剔除无需归档的文件材料，主要是：重份文件、事务性通知、一般文件的历次修改稿，上级机关普发供参阅、不办的文件材料，机关内部互相抄送的文件以及不应履行公文的行文、介绍信等。

 

二、分类整理

在文件收集齐全完整的基础上，将文件按其内容反映的问题、针对的时间以及作者、保管期限等特征逐项分开。

1.分年度：将文件按形成或针对的年度分开。一般文件归入形成年；跨年度的请示与批复归入批复年，没有批复的归入请示年；跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件归入会议开幕年；跨年度的教学、科研、基建、设备、审计等成套性材料，归入结束年。

2.分机构：将文件按发文机关或承办部门分开。上级普发性文件与针对本校的文件亦应分开，普发性文件按发文机关或问题归类，针对性文件（如批复、答复、通知等）与本校上报的相关文件放在一起立卷。

3.分问题：将同一机构形成或承办的文件按其内容涉及的不同问题分开。“问题”可粗可细，视归档文件多少而定，但不能跨本校档案实体分类方案中的二级类目。

4.分期限：将不同保管期限（永久、长期、短期）的文件分开，若成套性较强的文件不宜分开时,其保管期限一律从长。

5.分密级：密级分绝密、机密、秘密，绝密文件应分开单独组卷。

三、立卷组合

将分类完毕的零散文件按照一定原则和方法，进行系统整理并组合成案卷。

1.党群、行政、外事、教学等以及其它各类档案中的综合管理性文件，以问题为主，兼顾作者、时间、文种等特征组卷。

2.科研、基建、审计、设备等专业性成套文件材料分别按项目、阶段等组卷。

3.会议文件按会议的届次组合，根据材料数量，一会组一卷或数卷。

4.统计报表、名册、简报、学籍卡、出版物等一般按名称一册为一卷。

5.组卷要力求问题相对集中，年代不混，保管期限相同，并注意与上年度分类组卷方法协调一致。

四、卷内文件排列

经过分类组合成案卷后，卷内文件一般还要按重要程度或时间顺序进行系统排列。

1.密不可分的文件应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，底稿在后；文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；案件材料结论、决定性材料在前，依据性材料在后。

2.会议文件，按会议通知、代表名单、议程、开幕词、大会报告、领导讲话、会议发文、决议、选举结果、提案、总结、闭幕词、简报、记录等顺序排列。

3.科研项目材料按申请准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列。

4.基建工程项目按依据性材料、基础性材料、设计材料、施工材料、竣工材料排列。

五、拟写案卷题名

案卷组好后，立卷人员根据卷内文件内容，为案卷拟出标题。

1.案卷题名内容、结构：

案卷题名是指一个案卷的名称或题目，要求以简练、准确的文字，概括揭示卷内文件的内容与成分，构成形式主要有：

（1）责任者＋关于＋问题＋文种（最常用的一种）

一般按问题组卷的案卷标题多采用此形式。

例：教育部关于招生工作的通知、意见

（2）责任者＋时间＋问题＋文种

年度计划、总结、报表、会议记录等案卷标题多采用此形式。

例：西北政法大学 2019 年度工作计划

（3）院系名称＋届＋专业名称＋材料名称

学籍、学位档案案卷多采用此形式。

例：西北政法大学刑事法学院 2019 届法理学专业本科学生成绩表

（4）出版物名称＋针对时间＋期刊号

例：西北政法大学学报2018年第 1 至 6 期

（5）项目名称＋阶段名称＋文种

例：西北政法大学5号教学楼竣工验收通知、报告

2.案卷题名要求：

（1）文字简明、准确，能够确切地反映出卷内文件内容，字数最多不超过五十个；

（2）语句通顺、流畅，符合语法规则；

（3）结构完整，体式一致。

六、送审检查

案卷初步组成后，为防止错漏，避免返工，须经档案馆业务指导人员检查、调整、纠正。检查内容主要有五个方面：    

1.应归档的文件是否齐全、完整，有无重复、无保存价值的文件混入；

2.组卷分类是否清晰、准确；

3.卷内文件排列是否有序；

4.归档文件制作是否符合档案保护要求；

5.案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。

对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

七、编号

归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号，标号顺序依次为：全宗号、年度号、一级类目代码、二级类目代码、案件号。例：西北政法大学2018年度教学类学籍1号档案，编号75-2018-JX14-1。

1.全宗号——用阿拉伯数字将学校档案按8个全宗排序。例：西北政法大学用“75”作代号。

2.年度——文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

3.类目代码——采用《西北政法大学档案实体分类代号简表》、《西北政法大学档案管理细则》规定的类目代码，例如一级类目代码分别为：党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、基建JJ、外事WS、财会CK、声像SX、设备SB、出版CB。
   4.件号——文件的排列顺序号。 在档案实体分类的最低一级类目，同一保管期限内，按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。

八、编目

（一）编制页号

1.成卷装订的案卷，在有文字一面非装订线一侧的下角，用打号机打上页号；空白页面不编号。

2.一张纸上若贴有若干张小纸，每张小纸也算一页；一张大纸若折叠成几张，仍按一页计算。

3.页号尽量不漏不重，若万一编错不要乱涂，需在备考表中说明。

4.书籍、杂志等能利用原有页号的，可不再编号，按“件”对待。

5.声像材料应在装具上或材料的背面逐件编号。

（二）填写《卷内目录》

卷内目录由序号、文件编号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。

1.序号：按照卷内文件排列的先后，一份文件编一个序号，单独填写一栏；正文和附件可合编一个序号，文件标题栏登记。

2.文号：填写文件制发机关的发文字号，《简报》等在此栏填写期号。

3.责任者：填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者（落款）

4.题名：即文件标题，一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写。重拟和自拟的标题，要外加[]号。会议记录要填写每次会议的议题。

5.日期：填写文件的制发日期，没有日期的要考证清楚后填写，用8位阿拉伯数字表示，例“20190101”。

6.页号：填写每份文件的首页，最后一份文件写起止页号。

（三）填写《卷内备考表》

备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明，若无情况可说明，须将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填上以示负责。

1.本卷情况说明：由立卷人填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷归档后发生或发现的问题由档案管理人员填写并签名标注时间。

2.立卷人：由组成本卷的责任者签名，一般由立卷单位兼职档案员签字负责，不得由临时工或实习学生代签。

3.检查人：由立卷单位分管档案工作负责人签名，侧重对归档文件材料齐全、完整、真实、准确性进行检查和负责。

4.立卷时间：填写立卷整理完毕的具体日期。

（四）填写《案卷封面》

填写内容包括案卷标题、立卷单位、归档号、起止日期、保管期限、密级等项，没有“密级”的应划斜杠。填写案卷封面需用碳素墨水钢笔逐项书写，要求字迹工整、清晰、美观大方。

八、装订

1.案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物（订书钉、大头针等）。

2.文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠。

3.将《卷内目录》放卷首、《卷内备考表》置卷末，左、下取齐，用三孔一线法（孔距 八公分 ）装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

九、编制《案卷移交目录》

1.先将案卷分为外来文件与本校文件 ( 上级针对本校的文件与本校有关的文件放在一起 ) 两部分，再按保管期限（永久－长期—短期）结合责任者、问题或时间顺序进行系统排列。若有补归以前年度的案卷，应按归档年度顺序依次排在最前面。

2.案卷排列顺序固定后，给每个案卷编写归档号。

3.按照归档号依次填写（打印）《案卷移交目录》。

十、移交归档

1.部门立卷整理工作完结，须经档案馆相关业务指导人员检查合格并在移交目录上加盖归档验收章后，方可与档案馆保管利用室履行交接手续。

2.档案交接时，交接双方要依据《案卷移交目录》对照案卷封面，逐卷认真核对，发现问题应及时予以处理。

3.交接双方清点无误后，接收人要在移交目录上签名。手续完备的移交目录一式两份，交接双方各执一份。移交目录为部门归档交接手续完毕的唯一存查凭证，交接双方务必作为永久性档案保管留存。

 

附件 1.《西北政法大学档案实体分类代号简表》

2《卷内目录》填写样表

3.《卷内备考表》填写样表

4.《案卷封面》填写样表

5.《案卷移交目录》填写样表